- Plan / Rencana = Buatlah rencana yang baik/sesuai sebelum mulai bekerja
- Do / Kerja = Laksanakan pekerjaan/ tindakan sesuai dengan rencana yang telah disusun
- Check / Periksa = Periksa hasil pekerjaan apakah telah sesuai dengan rencana
- Action / Aksi = Ambil tindakan koreksi/perbaikan atas penyimpangan yang ada, susun rencana baru
Kegiatan improvement dilakukan secara terus menerus dan berulang sampai mendapatkan hasil yang terbaik. Tak ada kata berhenti untuk melakukan perbaikan
Contoh tema process improvement :
- Mengurangi cacat dan varian di setiap proses
- Meningkatkan kemampuan proses
- Memperbaiki kualitas
- Mengurangi biaya
- Mempercepat lead time
- People : peningkatan kompetensi karyawan (sikap, pengetahuan, dan keterampilan)
- Process : peningkatan kinerja proses (kualitas, biaya, dan waktu pengiriman)
- Performance : peningkatan kinerja perusahaan (produktivitas, pangsa pasar, profit, dan daya saing)
Tanggung jawab
- Sebagai bagian dari Activity Management (AM), Process Improvement menjadi tanggung jawab setiap karyawan.
- Inisiatifnya timbul dari penjabaran KPI departemen atau inisiatif individual/tim yang selaras dengan KPI departemen
Caranya melakukannya
Process
Improvement dapat dilakukan dengan berbagai macam metode dan tools yang ada,
sesuaikan dengan karakteristik
proses dan
kebutuhan masing-masing perusahaan.
Salah satu metode yang sering digunakan adalah 8 langkah
perbaikan.
1. Menentukan Tema dan Judul
Tujuan:
üMembentuk tim QCC
üMengumpulkan data
üMengestimasi benefit
üMemilih tema
üMenentukan batasan tema QCC
Mengapa dilakukan ?
üMemastikan keselarasan proyek dengan KPI (key performance indikator) dan menjawab suara pelanggan
üFokus
pada
permasalahan yang ingin
diselesaikan
Bagaimana caranya ?
üBentuk tim
üKumpulkan dan kelompokkan data, perhatikan isu-isu yang ada
üBuat
daftar :
- Topik masalah (dengan brainstorming):tantangan pekerjaan/peluang perbaikan/masalah dalam pekerjaan.
-
Identifikasi masalah berdasarkan data
üPilih
satu
topik
masalah berdasarkan prioritas (hasil dan manfaat terbaik dengan usaha/biaya terkecil)
üJadikan topik masalah sebagai tema proyek
2. Menetapkan Target
Tujuan:
üMenentukan kinerja saat ini
üMenetapkan target kinerja
Mengapa dilakukan ?
üTarget yang terukur lebih mudah dipahami
üMemastikan apakah proses tersebut sudah mendengarkan suara pelanggan
Bagaimana caranya ?
üKonfirmasi kinerja saat ini berdasarkan topik masalah
üTentukan target yang jelas
dan
menantang (SMART)
- Spesific (apa) : karakteristik apa yang akan
dievaluasi
- Measureable : (berapa):nilai target yang akan
dicapai
- Achieveable :
target bisa
dicapai oleh tim
- Realistic :
target memperhitungkan sumber daya yang ada
- Time
Bound : (kapan) target
tersebut selesai
3.
Mencari Penyebab & Menentukan Penyebab Utama
Tujuan:
üMenentukan kemungkinan sumber penyebab masalah
üMenentukan sumber penyebab dominan
Mengapa dilakukan ?
Mendapatkan sumber penyebab yang sesungguhnya (root cause), sering yang mudah
teridentifikasi hanyalah faktor penyebabnya (cause), jika
hanya cause yang tertangani hal
ini tidak menyesaikan masalah yang terjadi
Bagaimana caranya ?
üBrainstorming semua
kemungkinan sumber penyebab
üTanyakan mengapa sebanyak 5 kali (5
Why) untuk menemukan sumber penyebab
üCross check untuk
memastikan sumber penyebab yang sesungguhnya
üTemukan faktor penyebab yang paling dominan
4. Menentukan Rencana Perbaikan
Tujuan:
üMencari dan memilih ide perbaikan (Penanggulangan)
üMembuat rencana perbaikan
Mengapa dilakukan ?
Untuk
mendapatkan solusi terhadap sumber penyebab
Bagaimana caranya ?
üBrainstorming untuk
mencari alternatif solusi/ide dalam mengatasi sumber penyebab
üAnalisa cost & benefit masing masing solusi
üPilih
solusi yang paling sesuai
üBuatlah rencana penanggulangan perjelas dengan 5W2H
üBuat
komitmen tim atas rencana yang telah
disepakati\
